Les actus des RH et de la gestion de la paie

Avant tout chose, petite définition des frais professionnels

Ce sont les frais qu’un salarié peut être amené à engager dans le cadre de son travail. Ces frais sont des charges spécifiques liées à l’exercice de son emploi qui lui impose d’effectuer des dépenses supérieures à celles de la vie courante. Exemple : toutes dépenses engagées par un salarié en déplacement professionnel pour se nourrir, loger…

A noter : le remboursement des frais professionnels est obligatoire.

Attention de ne pas confondre les frais professionnels avec :

•  les frais d’entreprise, c’est à dire des dépenses incombant à l’entreprise. Exemple : achat de fournitures par un salarié. Ces frais doivent être être remboursés aux salariés.
•  les avantages en nature : mise à disposition de nourriture, billets de spectacles, téléphone portable…. Les avantages en nature sont considérés comme la mise à disposition d’un bien ou d’un service permettant au salarié de faire l’économie de frais qu’il aurait dû normalement supporter. NB : l’avantage en nature doit figurer sur le bulletin de paie au niveau du salaire brut pour être soumis à cotisations. Oui, oui, vous avez bien lu. Ce point étant à l’origine de nombreux redressements par l’URSSAF, soyez vigilants !

Les modes de remboursement des frais professionnels

L’employeur peut prévoir plusieurs modalités de remboursement :

•  prise en charge directe des dépenses par l’employeur,
•  remboursement des frais réellement engagés. L’employeur rembourse les dépenses sur présentation des justificatifs par le salarié.
•  remboursement forfaitaire. L’employeur verse aux salariés une indemnité forfaitaire. Elle peut être fixée en référence de la convention collective applicable dans l’entreprise. Cf barème des indemnités forfaitaires prévu par la CCNEAC et la CCNSVP in Indicateurs essentiels

Les remboursements de frais doivent-ils figurer sur le bulletin de paye ?

Le montant des indemnités ou remboursements de frais doivent figurer sur le bulletin de paye en plus de la rémunération brute :

•  lorsqu’ils sont soumis à cotisation,
•  lorsque notamment les limites admises par l’Urssaf sont dépassées ou
•  s’il existe un cumul avec l’abattement pour frais professionnels.

Quelles sont les conditions d’exonération de cotisations sociales ?

1/ Remboursement des frais réellement engagés

Si l’employeur est en mesure de prouver que le salarié était contraint d’engager ces frais supplémentaires dans l’exercice de ses fonctions et de produire les justificatifs de ces frais remboursés, les remboursements pour frais professionnels ne sont pas soumis à cotisations.

2/ Remboursement forfaitaire

Si le montant des allocations versées est inférieur aux limites d’exonération (1), elles ne sont pas soumises à cotisations.

Si les allocations versées sont supérieures aux limites d’exonération :

•  soit l’employeur établit les circonstances de fait et prouve que l’allocation a été utilisée conformément à son objet en produisant les justificatifs et l’allocation est exclue de l’assiette des cotisations même la fraction excédentaire,
•  soit l’employeur n’établit pas les circonstances de fait et l’allocation versée est alors réintégrée dans l’assiette dès le premier euro car c’est
  alors un complément de rémunération.

Peut-on cumuler l’abattement pour frais professionnels et le remboursement de frais ?

Lorsqu’il y abattement, les remboursements de frais professionnels et les avantages en nature doivent être intégrés à la base soumise à cotisations. Donc non, la règle c’est qu’on ne cumule pas l’abattement et les remboursements de frais.

Mais comme souvent, il y a des exceptions. Ainsi ne sont pas soumises à cotisations même en cas d’application de l’abattement :

1.  les indemnités journalières de «défraiement» versées aux artistes dramatiques, lyriques, chorégraphiques ainsi qu’aux régisseurs de théâtre qui participent à des «tournées théâtrales»,
2.  les allocations et remboursements de frais perçus par les chefs d’orchestre, musiciens et choristes à l’occasion de leurs déplacements professionnels,
3.  les allocations de «saison» et les frais de déplacement alloués aux artistes, musiciens, chefs d’orchestre et autres travailleurs du spectacle engagés par les théâtres bénéficiant de subventions des collectivités territoriales,
4.  la prise en charge obligatoire par l’employeur de la moitié du coût des titres de transport collectif pour effectuer les trajets domicile-travail,
5.  la part contributive de l’employeur dans les titres-restaurant (lorsque le montant de la participation est compris entre 50% et 60% de la valeur du titre).

(1) L’Acoss fixe chaque année les limites d’exonération des allocations forfaitaires prévues en matière de cotisation pour certains frais professionnels. Ils sont revalorisés chaque année en fonction du taux prévisionnel de l’indice des prix.